Priprava letnega plana je lahko kontroliran proces, ne živčna dirka
07 Dec 2017

Priprava letnega plana je lahko kontroliran proces, ne živčna dirka

Smo v obdobju, ko se pripravljamo na prihodnje koledarsko in poslovno leto. Za nami je uspešno leto, motivacija je na visoki ravni in ekipa ima skupni cilj poslovne rezultate tudi v prihodnje izboljševati. Priprava letnega plana je začetek. Na temelju aktualnih  številk in ugotovljenih trendov bomo predvideli poslovne operacije in z njimi povezane prihodke in stroške. To je naš temelj uspešnega poslovanja in ustrezno koordiniranega dela vseh poslovnih enot.

Skupni cilji, poznan proces, izdelani obrazci za vnos plana – zakaj potem planiranje predstavlja stresno obdobje in težavno nalogo?

Na poslovnem dogodku pred dnevi sem se prav o tem pogovarjal z znancem, ki je letos v srednje-velikem izvozno usmerjenem podjetju prevzel odgovornost voditi proces planiranja.

Dovolite mi, da z vami delim njegovo izkušnjo.

»Odgovornost vodje priprave plana sem z veseljem prevzel, kajti vsi obrazci za vnos so bili pripravljeni, način in postopek vnosa pa poznan vsem vključenim, saj smo napake v Excelih »na veliko« popravljali lansko leto. Tudi postavljen rok je bil realen in z velikim zanosom smo se lotili dela. Začeli smo konec septembra, s končnim rokom 15. decembra, ko bo uprava potrjevala plan. Po moji oceni optimalni pogoji.

Obvestil sem vse planerje (16 jih je, v vsaki enoti eden), opravimo individualne in skupne sestanke, kjer potrdimo vsebino in mejnike ter začnemo. Dogovorimo se, da je naš interni rok oddaje 1. december, potem pa zgolj še končna uskladitev.

Proces nam teče gladko, do sredine novembra dobim plan že od 14-ih, konsolidiram prejeto in odpravljam napake v posameznih planih. Težave pa nastajajo s preostalima dvema, pri čemer je eden preveč zagret, dvakrat dnevno mi v pregled in mnenje pošilja spremenjene podatke, težko sledim kaj sploh spreminja, on na drugi strani težko sledi mojim vsakokratnim navodilom in priporočilom. Zadnji, 16-i v ekipi, pa ne odda nič, komaj mu uspe na zadnji dan, torej 1. decembra, poslati svoje planske podatke. Čas me tako rekoč že skoraj »požre«, konsolidacija vseh prejetih obrazcev je mali podvig, a uspem in pridem na usklajevalni sestanek z direktorjem pripravljen.

Tam pa bomba. Ni zadovoljen z rezultati, zahteva spremembe pri planu dobička, s preprosto argumentacijo, da je »prenizek, znižajte stroške«. Zame se takrat začne dirka s časom. Zakaj? Ker ta na videz enostavna zahteva direktorja, zame pomeni ponovitev procesa z vsemi 16-imi planerji, ponovno pridobivanje posameznih planov in konsolidacijo številk na koncu. Končni rok pa torej 15. december. Kar smo komajda ujeli v dveh mesecih, naj bi sedaj izvedli v dveh tednih. Časovni precep je še intenzivnejši, ker se mi sedaj, zaradi popravkov, številke ne ujemajo in nadure v zadnjih dneh stisko še povečujejo.

Prihodnji teden me tako čaka nov usklajevalni sestanek in bojim se, da sledi nova »enostavna zahteva«…Kako? A da bi avtomatizirali podporo procesa planiranja? Ni šans, je še kar odgovor…«

Preberite nadaljevanje zgodbe > Je planiranje v Excelu res ustrezna rešitev?

Se prepoznate? Imate podobne težave v izvedbi, ste v stiski s časom? Imate obrazce za vnos plana izdelane, proces zaposleni poznajo, a vsako leto skorajda zapadete v kaos?

Preberite VEČ o programski podpori BizView, ki ohranja vaše znanje, a olajša vaše delo.


nejc

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *