Je planiranje v Excelu res ustrezna rešitev?
14 Dec 2017

Je planiranje v Excelu res ustrezna rešitev?

Jutri je 15. december, končni rok oddaje letnega plana za ekipo in njegovega vodjo, ki smo ga spoznali v prejšnjem zapisu našega bloga. Zgodba je preveč zanimiva, da ji ne bi sledili, predvsem pa je preveč napeta (žal), da bi izpustili njen konec. Planiranje vsekakor je ena temeljnih poslovnih operacij in temelj operativnim akcijam skozi leto, a vendarle ni potrebno da je za planerje tako stresna.

Vodja priprave plana v izvoznem podjetju, čigar izkušnje preteklih tednov smo z vami delili pred dnevi, prav zdaj zaključuje postopek planiranja. No, naj bi… Spomnimo kako je tekla njegova zgodba…

Optimističen in motiviran se je z ekipo planerjev lotil priprave plana že septembra, a neažurnost in nedoslednost posameznih sodelavcev ter na koncu direktorjeve zahteve po popravkih, so povzročile, da je v nadurah, ponoči in pod velikim stresom usklajeval in združeval nove podatke, ki se povrhu vsega niso ujemale.

Katastrofa, Excel so prerasli in proces, ki je še lani »deloval«, bi potreboval avtomatizacijo in digitalno podporo.

Ampak kako se je zaključila zgodba?

»Usklajevalni sestanek smo imeli pred dnevi, 11. decembra, 4 dni pred rokom… Na zahtevo direktorja smo zbrali vse planerje in načrt je bil, da bomo tako učinkovito korigirali plan in tudi potrdili končno različico. V praksi je bilo seveda vse drugače, ampak me to ni presenetilo, glede na potek zadnjih mesecev.

Prvi šok sem doživel že na začetku sestanka in to zaradi tako banalne zadeve kot je slab projektor. Kar seveda ne bi bila težava, če naša skupna, velika planska tabela ne bi bila tako ogromna. Številk se sploh ni videlo, komentarjev še manj, s spremembami se nihče sploh ni več ukvarjal… Ves čas sem moral povečevati in pomanjševati preglednico in po desetih minutah se je ekipa »izgubila«.

Tudi zato, ker jih je večina sploh prvič videla plansko tabelo v celoti. Prvič so videli, kako njihov delček prispeva oz. sodi v celoto. To pa je sprožilo žolčno debato o tem kaj in kako je prav in kdo ima premajhen in kdo prevelik delež v planiranih prihodkih. Seveda so se nekateri zapičili v posamezne spremembe, ki smo jih na končnem planu že naredili, češ da to ni pravilno in da kdo je vpisal in spreminjal številke. Sledljivost v Excelu ne obstaja in kdo bo zdaj komu kaj dokazal ali razložil… Res prava zmešnjava.

Direktor je sestanek prekinil, s končno odločitvijo, da se izdela nova različica plana, kjer bodo določeni stroški in storitve planirane na nivoju celotnega podjetja, nekateri prihodki in stroški se bodo razdelili na produktna področja, ostalo pa naj ostane kot je. Njemu se je, kot prejšnji teden »manjše« spremembe planiranega dobička, to zdelo enostavna in hitra rešitev.

Ne morem verjeti, da smo šli v spremembo strukture plana in to 4 dni pred rokom, ki pa se seveda ne spreminja.

Sprememba strukture zame pomeni popolnoma preoblikovati obstoječe planske preglednice in iz dosedanjih 16-ih (po enotah) pripraviti dodatne za vsako od novih področij, eno skupno za celotno podjetje ter te obstoječe prilagoditi za tisti del, ki se ne spreminja.

Vse to ponovno (tretjič!) poslati z navodili vsem 16-im planerjem, zbrati njihove inpute in jih agregirati ter prenesti v zdaj dodatne preglednice in jutri predstaviti direktorju, ta pa nato odboru. Da ne kolnem, ampak, saj to ne more biti res….«

Pogovarjala sva se v torek zvečer, 15.12. pa je jutri… Kako pa vaš plan?


Preberite tudi prvi del zgodbe > Priprava letnega plana je lahko kontroliran proces, ne živčna dirka


Imate podobne težave v izvedbi, ste v stiski s časom? Imate obrazce za vnos plana izdelane, proces zaposleni poznajo, a vsako leto skorajda zapadete v kaos? Preberite VEČ o programski podpori BizView, ki ohranja vaše znanje, a olajša vaše delo.


nejc

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *